Verteiltes Team – gemeinsamer Workshop

Damit virtuelle Workshops und Online-Konferenzen gelingen, muss man sich vom Gedanken einer Eins-zu-eins-Übertragung von Präsenzformaten verabschieden

Explorat hat für digitale Workshops und Online-Konferenzen einen Lösungsansatz entwickelt, der digitale Präsenzformate und zeitversetzte Formen der Zusammenarbeit kombiniert. Dabei verwenden wir einen Mix unterschiedlicher Softwaretools und Medienformate. Methodisch kommen im Laufe des Gesamtprozesses bewährte Verfahren der Gruppenmoderation sowie Verfahren der Problemlösung und -strukturierung zum Einsatz.

Auf Arbeitsebene ist Beteiligung und Kollaboration auch in räumlich verteilten Teams oft einfach zu organisieren – mithilfe gemeinsamer Kalender und Taskplaner, Cloud-Speicher und Videokonferenzen. Schwieriger gestalten sich kooperative Innovationsvorhaben und Strategiefindung. Für diese Aufgaben braucht es meist Sitzungen und Workshops. Was tun, wenn die Durchführung einer Präsenzveranstaltung aus welchen Gründen auch immer nicht möglich ist? 

Für Online-Konferenzen und virtuelle Meetings gibt es mittlerweile zahlreiche Tools mit umfangreichen Funktionalitäten. Dennoch: Einen ganzen Tag oder viele Stunden lang mag niemand gern als Teilnehmerin oder Teilnehmer mit einer solchen Veranstaltung verbringen. Eine naheliegende Lösung besteht darin, auf asynchrone Formate auszuweichen. Hier wiederum stellt sich das Problem, die notwendige Dringlichkeit zu erzeugen. Präsenzveranstaltungen und synchrone Meetings fokussieren die Aufmerksamkeit auf das Hier und Jetzt. Losgelöst von der Präsenzsituation müssen Inhalte und Aufgaben, die sonst auf einem Workshop verhandelt würden, mit allen anderen Angelegenheiten konkurrieren, die sich auf dem Bildschirm oder im Büro abspielen.

Wie kann man Workshopinhalte und -aufgaben so in digitale Formate übersetzen, dass diese auf ähnliche Weise dringlich und unaufschiebbar sind wie ein Fußballspiel im Fernsehen? Das ist die Aufgabe, die wir uns gestellt haben. Unser Lösungsansatz: Wir glauben, dass wir aufhören müssen, nach Eins-zu-eins-Übersetzungen von Präsenzformaten in digitale Formate zu suchen. Weitaus vielversprechender ist es, nach digitalen Formaten zu schauen, die sich bewährt haben – und diese entsprechend miteinander zu kombinieren.

Konkret: Um ein gemeinsames Vorgehen zu besprechen oder ein Live-Momentum zu erzeugen, setzen auch wir auf Video- oder Telefonkonferenzen, meist unterstützt durch geteilte Visualisierungen am Bildschirm. Zu anderen Zwecken aber nicht. Die hauptsächliche Arbeit lassen wir zeitversetzt stattfinden. In dieser Remote-Phase werden einzelne Arbeitsschritte zwar über Tage und Wochen hinweg, aber jeweils in eng definierten Zeitfenstern von den Teammitgliedern bearbeitet. Problembezogene Diskussionen in Instant-Messaging-Diensten wie WhatsApp oder Slack, aber auch das bekannte Diskussionsforum „Change my View“ zeugen davon, wie gut das zeitversetzte Bearbeiten gemeinsamer Aufgabenstellungen funktioniert – nicht nur für den Austausch von Informationen und Meinungen, sondern auch für Überlegungsprozesse. Wir verwenden für diesen Zweck Chat- und Umfragetools. Zusätzlich setzen wir Moderatorinnen und Moderatoren ein, um Prozesse zu begleiten und Zwischenresultate zusammenzufassen.

Basisszenario

Das Basisszenario: Zum Auftakt eines virtuellen Workshops, der an die Stelle einer eintägigen Präsenzveranstaltung tritt, treffen sich die Teilnehmenden zu einem einstündigen Kickoff-Meeting in einem virtuellen Webinar-Raum. Ziel des Meetings ist es, die Fragestellung zu definieren und das weitere Vorgehen zu besprechen. Direkt im Anschluss an das Meeting oder zu einem anderen vereinbarten Zeitpunkt startet die Remote-Phase. In einem definierten Zeitfenster – idealweise drei bis fünf Stunden – steuern die Teilnehmenden digital Antworten, Vorschläge oder Fragen bei. Die Teilnehmenden können dabei aufeinander Bezug nehmen, müssen dies aber nicht. Nach Ablauf der definierten Zeit clustert der Moderator oder die Moderatorin die Kommentare und Fragen in Gruppen. Methodisch kommen dabei Verfahren der Problemstrukturierung und -lösung zum Einsatz. Aus den gewonnenen Clustern generiert der Moderator oder die Moderatorin vorläufige Einsichten. In einem letzten Schritt werden die geclusterten Kommentare sowie die gewonnen Einsichten mit den final besprochen. Gemeinsam werden Entscheidungen getroffen oder Stellungnahmen verabschiedet, die auf den gewonnenen Erkenntnissen basieren und nächste Schritte verabredet. Die Verknüpfung von Präsenz- und Remoteformaten wurde von Explorat Forschung & Kommunikation bereits mehrfach erfolgreich unter dem methodischen Label „Deliberatives Delphi“ in verschiedenen Projekten eingesetzt.[1]

Je nach Art der Aufgabenstellung lässt sich dieses Basisszenario variieren – zum Beispiel, indem die Ausgangsfragestellung im Laufe des Prozesses verfeinert wird. Ein entscheidender Parameter für das Prozessdesign ist neben der Anzahl der Teilnehmenden wie sehr die Teilnehmenden tatsächlich einem gemeinsamen Ziel verpflichtet sind oder, wie beim Besuch einer Konferenz, eher ihre individuellen Interessen mitbringen. Ein weiterer Parameter ist die Komplexität von Fragestellung und Inhalten.

Aufgestocktes Szenario

Hier ein Szenario für ein aufwändigeres Workshopdesign: Es gilt, einen Impulsvortrag mit anschließender Diskussion in ein Online-Format zu übersetzen. Unsere Lösung: Wir helfen der Vortragsrednerin oder dem Vortragsredner, ihre oder seine Inhalte in Szene zu setzen. Wir arrangieren beispielsweise ein Interview zwischen dem oder der Vortragenden und einer unserer Moderatorinnen oder Moderatoren, oder wir laden einen Graphic Facilitator ein, den Vortrag mit Live-Zeichnungen zu begleiten, die auf dem Bildschirm verfolgt werden können. Anschließend steuern die Teilnehmenden in einem vorab vereinbarten Zeitfenster Fragen und Kommentare bei. Nach Ablauf der verabredeten Zeit clustert wiederum ein Moderator oder eine Moderatorin die eingegangenen Kommentare. Der oder die Vortragende antwortet auf die Cluster von Fragen und Kommentaren (nicht notwendigerweise auf jeden einzelnen Beitrag). Dies alles wird in die Gruppe zurückgespiegelt.

Ein virtueller Workshop kann sich aus verschiedenen Modulen nach Art des Basisszenarios oder auch aus aufwändigen Designs zusammensetzen. Die Module können iterativ aufeinander Bezug nehmen oder auch bloß miteinander verkettet sein. Die Gesamtprozess kann dabei auch auf mehrere Tagen oder Wochen verteil sein. Im Bedarfsfall werden, vor allem in kleineren Gruppen, auch Mini-Telefonworkshops mit jeweils zwei bis drei Teilnehmenden durchgeführt, deren Resultate von der Moderation dann zusammengeführt werden.

Wir bieten Ihnen:

  • Beratung im Prozessdesign digitaler Workshops und in der Auswahl und Zusammenstellung geeigneter Softwaretools
  • Durchführung von digitalen Workshops mit Live- und Remote-Phasen
  • Optional: Nutzung der innovativen Insights-Plattform für Beteiligungsprozesse und kollaboratives Problemlösen (explorat.de/wp-content/uploads/2020/03/20200319_insights_3Seiter.pdf)
  • Professionelle Prozessbegleitung durch Moderatorinnen und Moderatoren aus unserem Netzwerk (Business- und Eventmoderation)
  • Optional: Redaktionelle und technische Unterstützung bei der Erstellung von Medieninhalten (Audio/Video-Interviews, Präsentationen, Graphic Recording, Visual Facilitation) und bei der Ergebnisdokumentation

Team und Netzwerk

 

Kalkulation

Die Kosten für die Durchführung einer eintägigen Workshop-Veranstaltung mit zwanzig bis siebzig Teilnehmenden in einem digitalen Format bewegen sich für das Basisszenario im unteren bis mittleren vierstelligen Bereich. Der Aufwand ist damit etwa im gleichen Rahmen wie für eine externe Präsenzmoderation. Bei Präsenzveranstaltungen entfallende Kosten für Raummiete, Catering und Reisen entfallen. Eine Veranstaltungsdokumentation und -auswertung ist im digitalen Format bereits inbegriffen.

 

[1] Groetker, R. (2018): Expertenkonsultationen und Stakeholder-Befragungen mit Deliberativem Delphi (SSRN Scholarly Paper ID 3256258). Social Science Research Network. https://papers.ssrn.com/abstract=3256258