Verteiltes Team – gemeinsamer Workshop

Gegen den Zoom-Überdruss: Damit virtuelle Workshops und Online-Konferenzen gelingen, muss man sich vom Gedanken einer Eins-zu-eins-Übertragung von Präsenzformaten verabschieden

Auf Arbeitsebene ist Beteiligung und Kollaboration auch in räumlich verteilten Teams oft einfach zu organisieren – mithilfe gemeinsamer Kalender und Taskplaner, Cloud-Speicher und Videokonferenzen. Schwieriger gestalten sich kooperative Innovationsvorhaben und Strategiefindung. Für diese Aufgaben braucht es meist Sitzungen und Workshops. Was tun, wenn die Durchführung einer Präsenzveranstaltung aus welchen Gründen auch immer nicht möglich ist? Für Online-Konferenzen und virtuelle Meetings gibt es mittlerweile zahlreiche Tools mit umfangreichen Funktionalitäten. Dennoch: Einen ganzen Tag oder viele Stunden lang mag niemand gern als Teilnehmerin oder Teilnehmer mit einer solchen Veranstaltung verbringen. Im Folgenden möchten wir Ihnen, in Form von Modulen, einige Lösungen präsentieren, die in unseren Augen ein Teil der Lösung für dieses Problem sind.

Audio-Interviews

Unserer Erfahrung nach ist vor allem im Video-Call ein wirkliches Gespräch in einer Gruppe mit mehr als sechs Personen nicht möglich. Behelfsweise werden in der Moderation oft Formate wie die Kartenabfrage verwendet oder das Punkten. Diese Formate können jedoch nicht den Austausch von Überlegungen ersetzten. In Präsenz-Situationen werden deshalb oftmals Podiumsdiskussionen veranstaltet, bei denen gegen Ende hin ein größerer Kreis von Zuhörern mit einbezogen wird. In Videocalls funktioniert dieses Format leider kaum: Teilnehmende empfinden die frontale Beschallung eher als Zumutung und fangen an, E-mails zu schreiben oder andere Dinge zu erledigen. Unsere Lösung: Wir produzieren, im Vorfeld einer Workshopveranstaltung, mit geringem Aufwand kurze Audio-Interviews. Teilnehmende können für sich selbst bestimmen, wann es für sie angenehm ist, die Interviews zu hören (möglicherweise im Auto oder beim Abwasch). Die stimmliche Präsenz wird beim Zuhören meist als angenehm empfunden. Außerdem wird durch das Format sichergestellt, dass die Zuhörer die Inhalte nicht nur – wie bei der Lektüre eines Textes – überfliegen. In der Produktion ist der Verständigungssaufwand mit allen Beteiligten deutlich geringer als bei der Abstimmung von schriftlichen Texten.

Externe Moderation

Im Video-Meeting ist, mehr noch als in Präsenz-Workshops, eine externe Moderation oftmals sehr hilfreich. Externe Moderation hilft bei der Planung von Ablauf und Methoden, bei der Überarbeitung von Präsentationen und bei der Erstellung von Visualisierungen. Besser als Teilnehmende, die in der Gruppe bereits eine definierte Funktion haben und die auch inhaltlich mitarbeiten, kann eine externe Moderation Verantwortung für das Gelingen des Prozesses übernehmen. Dazu gehört unserer Erfahrung nach gerade im Digitalen die Möglichkeit der Beteiligung oder der persönlichen Begegnung in Breakout-Räumen. Erst durch Beteiligung oder persönliche Begegnung wird der Besuch einer digitalen Veranstaltung zu einer Erfahrung, die sich deutlich vom passiven Konsum von Online-Medien unterscheidet. In Video-Meetings kann eine externe Moderation darüber hinaus kompetente Beratung mit Blick auf nützliche Tools leisten sowie den technisch einwandfreien Ablauf der Sitzung garantieren. Wir arbeiten in Online-Meetings mit Moderator*innen zusammen, die sich auf digitale Formate spezialisiert haben.

Visualisierung und Dokumentation

Oftmals ist der Rahmen so gesetzt, dass es als unpassend empfunden würde, wenn eine Moderation stark strukturierend in das Gespräch eingreifen und dabei auch weite Teile der Redestrecke übernehmen würde. Um dennoch eine Orientierung zu ermöglichen, wohin sich das Gespräch bewegt, verwenden wir ein Protokoll in Form eines Kernaussagen-Mappings. Ein Protokollant oder eine Protokollantin hält dabei live die wichtigsten Punkte in Form von stilisierten (also: nachempfundenen und auf den Punkt gebrachten) Zitaten fest. Diese Zitate werden in Gruppen angeordnet und mit Zwischenüberschriften sowie mit Piktogrammen versehen. Die auf diese Weise entstehende Map kann im Laufe des Workshops den Teilnehmenden via Screensharing oder über einen separaten Link zugänglich gemacht werden.

Kernaussagen-Mapping: nachempfundene Zitate aus einer Podiumsdiskussion zum thema Corona-Proteste werden zu Clustern geordnet. Piktogramme illustrieren die Cluster.

Nach der Veranstaltung dient die Kernaussagen-Map als Dokumentation. Somit erzeugt das Mapping in den Augen der Teilnehmenden auch eine Aufwertung der digitalen Veranstaltung. Es ist möglich, die Map zur Kommentierung via Text oder Audiobotschaft freizuschalten.

Insights-Prozess

Um die Zeit, die im gemeinsamen Videocall verbracht wird, auf ein Mindestmaß zu reduzieren, verwenden wir asynchrone Formate. Damit diese als ansprechend erfahren werden und zugleich eine gewisse Priorität erhalten, setzen wir auch hier auf persönliche Begegnung und auf Beteiligung. Damit Beteiligung als gelungen empfunden wird, braucht es vor allem einen passenden Partizipationskontrakt. Damit ist die meist unausgesprochene Vereinbarung gemeint, die regelt, welche Mitspracherechte den Beteiligten eingeräumt werden. Dies wiederum ist von Relevanz für die Erfahrung der eigenen Wirkmächtigkeit und somit ein signifikanter Faktor für die Motivation der Teilnehmenden und für das Gelingen eines Prozesses.

Ein Modell für asynchrone Beteiligung, mit dem wir in sehr verschiedenen Anwendungsfällen gute Erfahrungen gesammelt haben, ist der Insights-Prozess . Beteiligung geschieht bei einem Insights-Prozess im Modus der Mitwirkung (Kontribution): Teilnehmende steuern quasi Teiles eines Puzzles zur Lösung einer Aufgabenstellung oder eines Problems bei. Anders ausgedrückt: Der Insights-Prozess ist als Beteiligungsverfahren und Konsultationsmethode radikal zugeschnitten auf eine bestimmte Form von Resultaten: Erkenntnisse. Eine Erkenntnis kann die Form eines konkreten Einzelhinweises zur Lösung eines Problems oder einer Aufgabe haben. Eine Erkenntnis kann auch in einem umfassenden Bild bestehen, welches die Lösungskomponenten im Zusammenhang darstellt. Die Identifizierung neuer Argumente, die für oder gegen eine Lösung sprechen, kann ebenfalls Erkenntnis sein. Eine Erkenntnis kann darüber hinaus in der Unterfütterung von abstrakten Sachverhalten mit Beispielen oder in der Verknüpfung mit konkreten Details bestehen. Wenn es sich anbietet, bringen wir im Prozess Kreativmethoden und Verfahren der visualisierten Problemstrukturierung (wie Matrixdiagramme, Mindmaps oder Systemigramme) zum Einsatz.

 

Auswertung eines Insights-Prozesses zum Thema „Virtuelle Meetings besser gestalten“ mit Hilfe einer MindMap. (Detailsicht hier.)

Eine Word-Cloud kann die zusammenfassende Darstellung der Resultate ergänzen:

Zur Realisierung eines Insights-Prozesses greifen wir entweder auf Mini-Telefon-Workshops zurück, die wir in Serie durchführen, oder auf die Online-Beteiligungsplattform Insights. Vor allem Meetings mit einer großen Zahl von Teilnehmern profitieren von dem Einsatz der Plattform. Bereits vor Beginn der Veranstaltung werden Teilnehmende eingeladen, über die Plattform auf Fragen zu antworten. Die Antworten werden anschließend geclustert und zusammenfassend beschrieben. So liegt zu Beginn der digitalen Veranstaltung bereits ein gemeinsames Meinungsbild vor. Außerdem erlangen die Teilnehmenden gleich am Anfang einen Eindruck davon, wie ihr persönlicher Beitrag sich das Gesamtresultat einfügt, welches mit dem digitalen Workshop erzielt werden soll. Auch während der Veranstaltung nämlich kommt die Plattform zum Einsatz.

Während der Veranstaltung wird die Plattform ähnlich genutzt wie die Chat-Funktion in einem Video-Call. Teilnehmende können über die Plattform Kommentare oder Antworten auf bestimmte Fragen beisteuern. Die Moderatoren des Workshops oder Teilnehmer einer Online-Podiumsdiskussion können auswählen, auf welche der Beiträge sie live eingehen wollen. Gleichzeitig arbeitet im Hintergrund eine zweite Moderatorin daran, die eingehenden Beiträge zu clustern und für jedes

Cluster eine Zusammenfassung zu schreiben. Der Prozess und die Resultate des Clustering können von den Teilnehmenden der Online-Veranstaltung mitverfolgt werden. Besser als lediglich durch die Chat-Funktion lassen sich auf diese Weise schriftliche Beiträge von Workshop-Teilnehmenden dokumentieren und zu Ergebnissen verarbeiten, die – wenn gewünscht- auch für die breite Öffentlichkeit sichtbar sind. Die zusammengefassten Resultate verlinken auf die Beiträge der einzelnen Teilnehmenden. Aus Sicht der Teilnehmender wird so der Workshop zu einem befriedigenden Erlebnis, weil sie ihre eigene Wirkmächtigkeit erfahren. Der Veranstalter wiederum kann präzise Resultate erzielen, die durch die stets nachvollziehbare Verbindung zu den ursprünglichen Diskussionsbeiträgen legitimiert werden.